O gerenciamento de instalações, ou FM, é uma disciplina ampla que inclui uma variedade de indústrias, de alimentos a tecnologia, de manufatura a comércio eletrônico e muito mais. Mas, embora o núcleo de cada negócio possa ser completamente diferente até mesmo de sua concorrência mais próxima, as práticas bem-sucedidas de gerenciamento de instalações são facilmente intercambiáveis de empresa para empresa. Aliás, é um dos únicos cargos que podem ser encontrados, basicamente, em organizações de pequeno a grande porte, desde entidades públicas, como escolas e hospitais, até empresas privadas, como as que administram seus estoques em armazéns.
Gerenciamento de instalações
Mas, deixando de lado as tendências recíprocas, os procedimentos e técnicas de gerenciamento de instalações devem ser altamente especializados para o negócio em que estão sendo usados. Como a disciplina cobre detalhes complexos, incluindo planejamento de continuidade de negócios e até mesmo segurança contra incêndio, é fundamental que sua organização ofereça uma visão holística de seus procedimentos de gerenciamento de instalações.
Neste guia, discutiremos:
As competências essenciais do gerenciamento de instalações
Operações e Estratégias de Gestão
Gerenciamento de Projetos para Instalações Simplificadas
Melhores práticas de liderança para gerentes de instalações
Recursos adicionais sobre gerenciamento de instalações
As competências essenciais do gerenciamento de instalações
De acordo com a International Facilities Management Association (IFMA), o gerenciamento de instalações é uma prática interdisciplinar que “considera a coordenação de pessoas, locais, processos e tecnologias”. Decomposto, isso significa que um gerente de instalação é responsável pelo sucesso de todas as facetas da instalação, incluindo organização, segurança, proteção e manutenção, juntamente com as principais práticas operacionais diárias . Competências essenciais de gerenciamento de instalações
Pode parecer um trabalho árduo colocar uma pessoa ou uma equipe pequena - e éum trabalho esmagador – mas o que é importante lembrar é o fato de que o gerenciamento de instalações é apenas um aspecto do que torna um negócio saudável. Simplificando, todos os departamentos necessários devem trabalhar com os gerentes de instalações para construir o sucesso geral de um negócio.
Aqui está o que a disciplina de gerenciamento de instalações abrange - e por que o gerenciamento inadequado pode facilmente levar ao fim de uma organização:
Segurança – É função da equipe de gerenciamento de instalações garantir a segurança de todos os funcionários e clientes que ocupam a propriedade. Esta responsabilidade abrange todas as possíveis questões de saúde e segurança ambiental, em particular as que dizem respeito ao edifício e seus equipamentos, especificamente. Não fazer isso pode significar negócios sérios na forma de multas, negócios perdidos ou até mesmo processos judiciais se for considerado que a negligência do gerente ou da empresa causou vítimas ou danos ambientais permanentes. Incêndio, por exemplo, geralmente está no topo dos radares dos gerentes de instalações porque é uma tragédia evitável que, quando suficientemente preparada, pode salvar vidas e estoques valiosos. Uma equipe completa de gerenciamento de instalações pode proteger sua empresamelhor garantindo que todas as partes da instalação estejam atualizadas, seus funcionários sejam bem treinados e todas as autorizações e certificados sejam totalmente válidos. Esta função envolve tudo, desde uma iluminação segura e eficiente até a escolha do piso .
Segurança – Em relação à importância, depois da segurança está a segurança das instalações, outra peça importante do quebra-cabeça que a equipe de gerenciamento de instalações deve responder. Embora empresas maiores ou com estoques ou equipamentos particularmente caros possam fazer a escolha sábia de terceirizar suas necessidades de segurança na forma de uma empresa privada, ainda é papel do gerente de instalação garantir que a empresa funcione com competência. Avanços tecnológicos como biometria e wearablesestão tornando possível manter um controle de acesso rígido para áreas de alta segurança, mas cabe aos gerentes de instalações manter-se informados sobre esses desenvolvimentos e fazer investimentos inteligentes em tecnologia de segurança. Além da segurança geral, também é importante que a equipe de gerenciamento de instalações tenha o conhecimento tecnológico para proteger e manter seu hardware mais caro. Esse papel é fundamental, pois afirma duplamente que os ativos são protegidos tão estritamente quanto a segurança da comunidade.
Manutenção e Inspeções – Não importa o foco da organização, uma das coisas mais imprudentes que uma equipe de gerenciamento de instalações pode fazer é relaxar em suas tarefas de manutenção predial. Cada parte do edifício, incluindo maquinário instalado, como sistemas HVAC, deve ser mantido pela equipe de gerenciamento de instalações. Como algumas instalações contêm inúmeros elementos que precisam de manutenção regular, estabelecer e seguir cronogramas de manutenção rigorosos ajuda a garantir que todas as partes móveis e permanentes da instalação permaneçam atualizadas e funcionando bem no futuro. Juntamente com a manutenção geral, as inspeções também são algo para o qual as equipes de gerenciamento de instalações devem estar sempre prontas. Eles podem preparar o negócio conduzindo inspeções internas, conforme necessário, para as muitas inspeções regulatórias formais às quais podem incorrer anualmente. É claro,
Planejamento de Continuidade de Negócios – Parte da liderança de uma equipe eficaz de gerenciamento de instalações significa planejar os “piores cenários”. Isso significa que cada equipe deve sentar-se com as autoridades para elaborar um plano caso ocorra um desastre e a empresa não possa se dar ao luxo de encerrar as operações. Por exemplo, digamos que uma faculdade comunitária sofra um grande incêndio e as autoridades tenham considerado a perda total de todo o edifício principal. A faculdade comunitária está atualmente no meio de um semestre que não pode ser interrompido – esta é uma situação em que o planejamento prévio da continuidade dos negócios é fundamental. Se isso fosse feito no cenário mencionado, a equipe de gerenciamento de instalações já teria encontrado locais alternativos para ministrar aulas e operar as tarefas administrativas da organização. Além do novo local,
Deveres operacionais diários – Além de servir como ligação de segurança e proteção para as instalações, também é importante que as equipes de gerenciamento das instalações estejam organizadas para lidar com os desafios inerentes do dia a dia que possam surgir. Dependendo de como a organização está estruturada, isso pode significar qualquer coisa, desde consertar um vazamento no teto do banheiro feminino até consertar um aparelho de fax emperrado.
Operações de manutenção
Não importa o tamanho da organização, é fundamental que os superiores tragam um gerente de instalação que possa contratar ou terceirizar uma equipe confiável e competente. E, como nem toda empresa está repleta de indivíduos preocupados com a segurança, é função desse gerente atuar como defensor dos trabalhadores e/ou clientes que ocupam suas instalações. É necessário ter esse nível de tenacidade e atenção aos detalhes no gerenciamento de instalações – na verdade, isso pode salvar uma empresa ou até mesmo uma vida.
Operações e Estratégias de Gestão
A atual organização global de gerenciamento de instalações, a International Facility Management Association, pede que esses líderes adotem uma abordagem mais tática e perspicaz quando se trata de proteger o futuro das propriedades de seus negócios. No white paper Planejamento Estratégico de Instalações
da IFMA , a organização chama os gerentes de instalações para realizar o SFP (planejamento estratégico de instalações), pois “ajuda a evitar erros, atrasos, decepções e insatisfação do cliente”. Além das responsabilidades de segurança e manutenção pesadas mencionadas acima, a IFMA deseja que os gerentes comecem a olhar além de suas funções normais para que possam ajudar melhor na eficiência de suas organizações.
Para fazer isso de forma eficaz, os gerentes devem compilar duas coisas: 1) um plano estratégico de instalação e 2) um plano mestre para a instalação. Vejamos como cada um pode fortalecer melhor a produtividade geral do negócio, ao escolher uma empresa de serviços facilities guarulhos
Plano Estratégico de Instalações (SFP) - Para compilar um SFP abrangente, a IFMA insta os gerentes a primeiro se familiarizarem com três coisas muito importantes: os valores centrais ou valores mutáveis da organização e como as instalações devem refletir os valores, a compilação de uma análise aprofundada da instalação, incluindo localização, capacidade e condição e, finalmente, uma compreensão fundamental de como os objetivos da organização podem contribuir para o aumento ou diminuição das instalações. Se o gerente puder confirmar todos e cada um desses pontos de referência com os departamentos apropriados e encontrar uma maneira de apoiar as ambições de sua organização enquanto realiza práticas eficazes no dia a dia, eles estarão atuando como um sistema de suporte verdadeiramente “estratégico”. Essa mistura de “atual” e “futuro” permite que todas as partes envolvidas lidem com as mudanças conforme elas ocorrem da maneira mais eficaz possível.
Plano diretor da instalação – Qualquer gerente de instalação já deve estar constantemente retrabalhando o plano diretor de sua instalação , uma estrutura que considera os “ambientes físicos que incorporam os edifícios”, mas isso não significa que cada um seja tão abrangente quanto poderia ser. Vamos dar uma olhada em um plano mestre holístico que leva em consideração tanto as tarefas do dia-a-dia quanto as análises futuras do uso do espaço.
Aqui está o que um plano diretor de instalação deve incluir:
Zoneamento, regulamentação, avaliações de convênios
Descrições de padrões/benchmarks de espaço
Programa de uso do espaço
análises de fluxo de trabalho
Avaliação e plano de engenharia
Bloquear, ajustar ou empilhar planos
Plano de site conceitual ou plano de campus
Conceitos de imagem arquitetônica
Plano de manutenção a longo prazo
estimativas de construção
Plano de fases ou sequenciamento (a sequência ou projetos)
Depois que um gerente de instalação fizer o trabalho adequado para entrar em contato com todos os departamentos que influenciam suas instalações, eles estarão mais bem equipados para apoiar sua organização à medida que ela fizer movimentos lucrativos no futuro.